基于规则库的智能化医技预约流程构建

智能化医技检查预约平台能够有效地提升医护人员的工作效率,减少患者排队等待时间。

为了贯彻落实国家卫生健康委2018年10月发布的《关于印发进一步改善医疗服务行动计划(2018-2020)的通知》,要求科学建立预约诊疗制度,进一步扩大集中预约检查检验比例,缩短患者按预约时间到达医院后等待就诊的时间。

随着公立医院业务量的不断增加,医技检查是患者就诊流程中的重要环节,由于临床诊疗对医技检查结果的依赖性以及患者数量的上升,导致医技检查工作量不断攀升。目前医院医技检查流程存在预约流程不便、患者需多次往返、医技预约时间过长、检查排队人员多、秩序混乱、环节繁多等诸多焦点问题,影响患者就医体验。虽然医院于2017年建立了集中预约平台,采用全自动预约模式,即医生下医嘱后,自动预约检查。全自动预约方式从一定程度上方便了患者,但这种单项检查预约不能解决有多项检查项目患者的时间统筹问题,而且一旦预约完成,则只能去对应人工窗口修改或取消预约。而智能化医技预约平台能统一整合各医技科室的预约检查资源,实现多项检查项目智能化预约,避免患者无效往返和等待,提升患者的就医环境和满意度。对于危急重症的急诊患者开通绿色通道,平台设置预留了医技资源给住院患者,所以本文主要讨论门诊患者的医技预约流程构建。

1.原有医技预约流程

医生开具医技医嘱,患者完成缴费并持导诊单到对应医技科室的预约窗口登记预约。如需修改或取消预约,需持预约导诊单到对应人工窗口申请。

预约流程复杂 

医院内的医技科室大多分布在各楼宇和楼层之间,有多项医技项目的患者在看诊缴费后,需持导诊单往返于各医技科室间排队登记、预约、咨询宣教等。对于患者来说,辗转冗长的复杂流程加大了患者就医的难度。

无法全局统筹规划 

医技科室都有自己的医技系统,但有些科室没有线上预约功能,导致医技项目间相互独立。当患者有多个医技项目需要预约,且所涉及到的项目间存在医学冲突时,鉴于多数患者不具备相应医学知识,难以科学有效地规划检查顺序,可能出现患者刚结束前序检查,但因为医技项目间的规则冲突,无法进行后续检查,进而导致患者不得不爽约重新预约时间,同时科室也会因为患者爽约而导致设备空闲,造成医疗资源的浪费。

医技科室效率较低 

现有医技系统中的预约、登记、宣教、维护秩序等工作都需要医技科室安排专员负责,造成人力物力的消耗。科室经常人满为患,导致整体环境嘈杂、秩序混乱,对就医体验和工作效率均有较大的负面影响。

患者等待时间过长 

根据医技科室的开放时间和多数病患的看病规律,通常上午检查高峰时段科室拥挤、排队缓慢,而下午平峰时段几乎无人预约。无法合理统筹安排全院医技项目的预约时间,是造成患者排队候检时间过长的根本原因。

2.智能化统一医技预约平台流程构建

全院统一管理预约资源 

搭建全院统一医技预约平台,收集整合所有医技科室的基础数据,包括院区、医技科室、检查类型、检查室、医嘱属性、医嘱字典等,统一进行资源配置。和HIS系统共享医嘱字典,可保证预约平台、院内HIS系统和各医技系统之间数据的统一性和唯一性。缓解了本院区医技资源的拥挤,合理分散资源到各分院区。患者根据自身需求选择方便的院区预约医技检查。

智能规则库 

强大统一的规则库是实现智能化预约的基础,而规则又由数个建立在医技项目本身的基础数据组成。其中包括医学知识,如检查部位、检查用药、检查方法、条件检查、跨科冲突和跨科排斥等;项目自身,如检查项目设备类型、特殊检查、急诊优先、小儿优先等;时间信息,如医生排班日程、检查室或设备开放时间、平均检查时间、平均等待时间等;环境影响,如申请院区、同楼宇优先、同科室优先、移动距离等。

系统集成以上多种预约规则,并结合合并规则、排斥规则、特殊规则和科研项目管理规则等,采用智能算法为患者提供更合理的医技预约安排。

合并规则 

根据医技项目的基础数据,如医学、检查、时间、环境等,对患者所需要预约的多项不同检查项目进行智能化合并,计算出最优预约时间,可以有效减少患者在院内的排队等待时间,并避免患者多次往返。如内镜中心科室的无痛胃镜检查类型和无痛肠镜检查类型设置了合并规则。若患者需要在本次就诊记录中预约无痛电子食道胃镜十二指肠镜检查(属于无痛胃镜检查类型)和无痛电子直肠结肠镜检查(属于无痛肠镜检查类型),根据合并规则,系统会自动进行合并预约,并可以选择是否保留两个项目的工作量。

排斥规则 

根据医技项目的基础数据,合理设定医技项目间的排斥规则,用以限制患者不同检查项目之间的预约检查顺序和时间,能有效避免医学矛盾和患者的无效流动。如超声科的普通彩超检查类型和内镜中心科室的普通胃镜检查类型就合理运用了排斥规则,排斥周期为2天。若患者在同一次就诊记录中有超声科的双肾及肾上腺彩超检查(属于普通彩超检查类型)和内镜中心科室的电子食道胃镜十二指肠镜检查(属于普通胃镜检查类型),根据排斥规则,系统会自动优先安排预约最近的电子食道胃镜十二指肠镜检查,并同时预约2天后的双肾及肾上腺彩超检查。

顺序规则 

一些检查项目之间存在着一定的先后顺序,由科室在系统上进行规则维护设定,形成顺序规则库。如放射科的腹部CT检查类型和钡餐类检查类型就设置了顺序规则。若患者在同一次就诊记录中需预约CT上下腹部增强扫描(属于腹部CT检查类型)和数字化X光食道钡餐造影检查(属于钡餐类检查类型),根据顺序规则,系统会自动优先安排预约最近的CT上下腹部增强扫描检查,并同时预约合理时长最短的数字化X光食道钡餐造影检查。如果患者修改系统智能推荐的方案,先预约了数字化X光食道钡餐造影检查,那么系统会提示并管控只能预约数字化X光食道钡餐造影检查预约日期的后5天的时间。又比如放射科的增强MRI检查类型和增强CT检查类型也设置了顺序规则,两个顺序规则分别设置周期为3天和1天。若患者在本次医嘱中需要做MRI头部静脉血管增强扫描检查(属于增强MRI检查类型)和CT头部增强扫描(属于增强CT检查类型),根据设置的顺序规则,系统会提示患者先行抽血检查,并推荐两个顺序方案:方案一,先预约最近的CT头部增强扫描检查,并同时预约三天后的MRI头部静脉血管增强扫描检查;方案二,先预约最近的MRI头部静脉血管增强扫描检查,并同时预约一天后的CT头部增强扫描检查。

科研项目管理规则 

医技科室人员可以设置科研项目管理规则,如科室名称、项目名称、项目代码及项目相关信息,形成科研项目管理规则库。系统已入组的科研病人在医技科室预约窗口进行项目预约时,工作人员会根据病人所属科研项目开具医技医嘱申请单,同时添加到所属科研项目,再进行医技项目预约,最后完成科研病人的医技检查。科研项目管理规则的合理设置,能将科研项目病人进行对应标签分类,方便科室和科研人员对不同科研项目病人进行进度统计和分类查看。

假期管理规则 系统在后台统一按国家法定节假日来配置假期规则及放号资源设定,检查科室可根据科室自己的节假日安排来自定义科室的假期管理规则,如果不启用科室自定义规则,则系统默认为后台统一规则。

特殊规则 

作为一个灵活的智能化平台,系统专门添加了设置特殊规则的功能,可设置规则名称、规则代码、判断表达式等,用以未来添加新的规则来满足特殊需求。

资源库 

资源库采用固定资源模板配置和实时资源调整配置相结合的综合配置模式,保证在科学合理地提供预约号源的基础上,能够应急处理突发情况引起的号源调整。固定资源计划模板维护主要是以资源检查室为基础,设置院区、医技科室、检查室名称、检查类型、午别、拆分标准、时段、星期、资源类型、资源开放渠道等字段。这些字段的设置能帮助医院科学地管理项目排班,并根据实际运行情况及时对资源进行灵活调整。例如:可以通过设置午别、拆分标准、时段等字段来实现分时段预约管理功能,还可在后台设定于每天的固定时间段内生成预约资源计划。

预约方式和渠道 

为了在方便患者的同时,给予患者足够的选择自由,本系统提供两种预约方式——自动预约和手动预约。自动预约建立在智能规则库的基础上,系统按照医技项目规则逻辑运算后,提供给患者两种不同的推荐方案:①时间最短方案,该方案允许患者在资源充分的情况下在最短时间内完成所有检查,但是可能需要往返多次;②往返最少方案,该方案通过后台算法将患者的医技项目尽量安排在同一天,排斥周期超过1天的检查项除外,最大化减少患者的往返次数。手动预约则是用户自定义选择检查日期,患者根据自己的时间安排,在可选择的资源里,自行安排每项检查的预约日期。

系统提供多种预约渠道供患者进行医技预约,如手机端App、微信公众号、自助机、诊间预约、人工统一预约窗口等,且所有渠道都支持修改和取消操作。预约完成后,会有相关消息提醒患者预约成功并提供导诊信息,包括预约序号、预约检查日期和时间段、预约检查室等,且在预约日期的前一天和当天均有短信提醒。

可视化统计分析 

本系统根据用户的角色权限提供可视化统计功能,可按接收科室、开医嘱科室、预约方式、预约渠道、患者类型、时间、时段、资源状态、业务量等条件对科室信息进行实时的统计查看和数据导出。对于医技科室,能实时掌握本科室资源的预约、爽约及资源数量的整体分布情况,便于安排和及时调度资源,避免检查室和检查设备的空置或拥挤情况;对于管理部门,能实时查看全院资源使用情况和科室工作量分布,根据数据来合理统筹安排,优化资源配置。

智能化预约流程 

医生开具医技医嘱,且患者完成缴费后,可通过以下渠道进行医技预约,其中智能化医技预约流程见图1。

手机端App/微信公众号/自助终端 在预约预览界面患者可浏览历史预约及可预约的医嘱信息,点击预约按钮进入预约界面,系统会根据规则自动汇总可预约资源,方便患者选择要预约的信息。患者根据自身情况点击预约按钮,系统会自动计算规则并给出最优预约号。预约完成后显示预约详细信息界面,包括预约信息和导诊信息,并向患者发送预约信息短信提示。患者可在历史预约查询界面中修改预约信息或者取消预约。 

图1  智能化医技预约流程

人工统一预约窗口

患者可在人工窗口预约,工作人员在预约界面刷就诊卡或手工输入就诊卡号后,界面显示患者信息,系统会根据患者的配置情况去HIS系统中查询患者在配置范围内的所有就诊记录中的所有可预约医技医嘱。根据患者提供的日期、时段及诊室选择等条件后即可预约,系统会自动计算规则并给出最优预约号。预约完成后打印预约导诊单并向患者发送短信提示。

3.智能化医技预约平台的应用

在患者方面的应用 

通过智能化医技预约平台,患者可以在移动端、自助机上随时随地预约医技项目,不用多次往返于科室间预约登记,且通过强大的智能规则库,能有效避免项目间的规则冲突。多个院区的预约资源开放,能给患者提供更多资源,自动预约功能可以为患者推出最优的预约方案,同时手动预约功能也给患者提供更多的选择。预约完成后的消息推送让患者明确就诊时间、地点及注意事项。患者可在预约指定的时间内直接到检查科室签到,避免长时间的排队等待。

在医院方面的应用  

院内医技资源信息的共享,有利于医院管理部门对医技资源的使用情况进行实时查看和资源调度,而根据当天预约数据情况,医技科室能明确每天检查的工作量,合理规划检查时间,并能根据资源使用情况实时做调整,合理充分利用医疗资源,在一定程度上提高诊疗人数。同时患者在医技预约平台上可以完成预约、了解注意事项、宣教等工作,有效地减轻了科室工作人员的工作量,也更利于科室维护秩序,在改善就医环境的同时,提高患者满意度。

4.实施成效

医院于2020年9月开始在智能化医技预约平台上陆续上线超声科、超声心动图室、动态心电图室、放射科、核医学科、内镜中心、皮肤科等医技科室,医技资源在移动端预约、自助终端预约占比近40%,同时自动预约和窗口预约占比也均有所下降,减轻了医技科室压力。移动端上线三个月内,修改预约和取消预约次数分别为约3万次和约3.9万次,其中,在移动端完成修改和取消操作的占比为22%和15%,而上线之前不论是自助预约还是窗口预约均需要来院办理,故相比上线前共减少患者往返医院约12 450次,患者和医技科室对流程优化后的满意度明显提高。同时,在医技预约平台上能实时掌握设备资源使用情况,提高了资源使用率(实际使用次数/总规划次数)及医技科室工作效率,详见表1。

表1 智能化医技预约上线前后对比

5.结语

智能医技预约平台的建立和使用,整合了医院本院区和分院区的医技预约资源,实现了医技资源的最大化利用,解决患者预约项目多次排队、预约等待时间过长、预约安排不合理等问题,患者可根据自身需求随时随地进行项目预约,且系统具备修改功能,患者可在移动端进行修改或者取消预约。同时医技科室和医院管理部门通过系统的可视化统计功能可以实时查看各科室预约资源的使用情况和患者的“爽约”情况,及时做出锁号和释放号源等操作,提高资源利用率。智能医技预约平台的构建体现了以患者为中心的设计思想,实现了就诊患者检查“一站式预约、信息化分配、科学性检查”的服务功能,从而较好地解决患者与医技科室之间的矛盾,让医技预约系统真正服务于患者。

      中国网是国务院新闻办公室领导,中国外文出版发行事业局管理的国家重点新闻网站。本网通过10个语种11个文版,24小时对外发布信息,是中国进行国际传播、信息交流的重要窗口。

      凡本网注明“来源:中国网”的所有作品,均为中国互联网新闻中心合法拥有版权或有权使用的作品,未经本网授权不得转载、摘编或利用其它方式使用上述作品。

电话:0086-10-88828000

传真:0086-10-88828231

媒体合作:0086-10-88828175

品牌活动合作:0086-10-88828063

广告合作:0086-10-88825964