医院构建基于供应商管理库存(VMI)实现高效零库存体系浅议

供应商管理库存--需方管理内部使用信息,同时向供方共享库存数据,供方基于该库存数据,结合自身备货与配送能力,决定什么时间补货和补多少货,以保障需方的日常使用要求,达成绩效目标。

随着医院的快速发展及国家对公立医院管理要求的不断提高,医院运营管理面临着巨大挑战。目前常见的供应链管理模式有两种,一种是传统的需求响应式,即医院提出需求,供应商配送,各自管理,信息基本没有共享;另一种就是医院完全依赖供应商的信息系统,由供应商直接参与到科室的业务中,伴随式服务。这两种模式各有优缺点,但更可能导致患者隐私信息泄漏、医疗统方、质量隐患、甚至是腐败的产生。为了提供高效安全的采购体验与库存合理管控,医院与供应链合作伙伴间需要以新的方式进行合作。这意味着医院要为供应商接下来的工作提供更多的联系、更多的支持和更多的准备:使用供应商管理的库存(VMI)。基于供应商管理的库存的物流管理策略打破了传统的各自为政的库存管理模式,体现了供应链的集成化管理思想,适应市场变化的要求,是一种新的、有代表性的库存管理思想。

一、含义(VMI:Vendor Managed Inventory

供应商管理库存--需方管理内部使用信息,同时向供方共享库存数据,供方基于该库存数据,结合自身备货与配送能力,决定什么时间补货和补多少货,以保障需方的日常使用要求,达成绩效目标。该技术关注供需双方共同监控库存情况和与信息共享,以最高效且可控的方式满足物质供给,因而不用采用常规的手工商品订购单据作业,取而代之的是,利用数据库和信息处理技术,保证实时监测医院药品耗材库存水平、预测药品耗材流量,从而确定什么时间补货及补多少,避免断货。VMI是一种在供应链环境下的库存运作管理模式,本质上,它是将供应链上的多级仓库虚拟化成单级一体化的仓库,从而实现从生产到使用的端到端管理。即本应是医院管理的一级采购库存,虚拟化并纳入到供应商统一的仓库中进行一体化管理,但医院还保留二级、三级库的库存管理,在实现了精细化高效管理的同时兼顾了使用安全与政策风险。该模式是供应链管理的变革,供应商根据医院的经营情况做出科学预测,对医院需求进行补货的一种库存管理模式。

二、构建VMI主要的意义:

1、提升供应链管理水平。供应商拥有库存信息,对于经销商来说,可以省去多余的订货部门,使人工任务自动化,从过程中去除不必要的控制步骤,使库存成本更低,服务水平更高通过铺货点数据透明化,简化了配送预测工作;供应商拥有库存,供应商会对库存考虑更多,并尽可能进行更为有效的管理,通过协调对多家医院物品的生产与配送,进一步降低总成本。

2、强化数据信息有效传递。信息传递从需求拉动开始,数据信息准确定高,透明化、也提高配送效率。有效的预测使供应商能更好地安排生产计划。将计划和订货工作转移给供应商,降低了医院运营费用。在恰当的时间,适当的数量补货以提升了总体物流绩效水平。供应商更专注地提升物流服务水平。

3、降低资金占用成本。医院库存周转率提高后,资金占用降低、资金利用效率提高、资金风险下降、库存成本直线下降等一系列相关的财务“风向标”也随之“由阴转睛”。提高了供货速度,减少了缺货的发生。另外资金结算方面,从传统的货与发票同行,转变为先使用后结算模式,每月与医院结算一次,实现了医院医用药品耗材库存零资金占用。

4、实现医院和供应商共赢。供应链上通过计算机信息技术互联通讯,减少了数据差错,提高了整体供应链处理速度。从供需双方各自角度,各方更专注于提供更优质的用户服务,避免缺货,使所有供应链成员受益。真正意义上的供应链合作伙伴关系得以确立。

5、医院在安全与高效间找到了结合点。传统的需求响应模式的库存管理,低效且浪费;激进的供应商全托管模式的库存管理,虽高效但却隐患重重。而VMI可以达到双方的融合——医院与供应商各司其职,又相互协作,既保障了物流的高效,又使临床业务与信息安全在可控的范围内。

三、VMI技术模型及实施流程

假定由供货方管理存货水平,并负责医院仓库药品耗材的有效补货。前提是医院要向供方提供需求预测和当前存货水平的信息。从供货方角度,VMI技术模型通常需要包含以下内容:首先VMI仓库从医院方获得库存水平信息,包含医院设定最大库存、补货点、安全库存量等核心库存管理数据信息;其次VMI仓库从医院方获得药品耗材库存和实际消耗数据信息。根据库存的相对水平线,在合适的时刻生成补货单,安排出货并将发货信息通知医院;

最后从医院取得药品耗材实际消耗数据,开具相应的发票,并将发票派送给医院。完成整体流程的闭环。

 

实施流程简单说明:

1、首先从医院汇总各科室接收药品耗材需求报告。该信息用于生成供应商(经销商)发货计划,根据库存信息、最低库存量、最高库存量、最佳送货量,生成初步的要货订单。经确定该订单信息将转换成实际的补货订单,实际发生的补货订单作为结算的依据。

2、信息系统生成计划配送单,与此同时供应商应该将信息传送给医院,当医院确认了该补货计划,计划配送单就转换为计划收货。换一个角度讲,它就是实际的配送单。

3、生成拣货单,供应商按照拣货单从自己仓库中拣货、包装并运输至医院仓库。同时,供应商可以将发货安排通知医院。

4、当医院将实际药品耗材消耗掉后,医院通常将实际消耗报告传送给供方。供应商生成销售记录,物品结算方式为耗用后,供应商依次开票。

5、信息系统将销售记录转换为财务记录用于结算。 

四、VMI技术的作业步骤

1、首先供应商接收最新的库存消息,信息一般通过电子数据交换(EDI)方式传输。同时供应商还需要一份近期药品、耗材消耗预测报告,从而确定什么时候补多少货。

2、供应商依据生成计划补货单。VMI技术的要点之一就是供应商负责补货单。应该补货时,供应商派确定补货通知。一般通知也采用EDI方式传输,医院准备收货。

3、没有特殊需求的就按部就班地实施常规的发货、送货、收货、存货管理工作。

4、VMI运作过程中,EDI信息一般包括:库存报告、消耗预测报告、补货单反馈信息、发货通知、实际耗用报告、结算单据等。

五、实施VMI的几个注意事项 

VMI的实施涉及供需双方乃至第三方物流不同组织间的信息传递和交互,在具体实施过程中须关注以下几个方面。

1、必须拥有核心组织--医院在整个供应链中起至关重要的作用,要负责整个合作的主体地位,负责组织供应链上合作伙伴间的交流沟通,建置合作方式和保障系统运行每个细节信息可辨析,信息传递及时性、准确性、完整性。

2、供应链上合作组织间相互信任--由于VMI要求取得供方的支持,因此供需双方、乃至经销商、配送商必须保持必要的信任。

3、信息分析和预测--医院需要提供足够的运营数据做分析与预测,夯实前端基础数据,以便VMI系统能顺利运转。

4、信息系统平台的搭建--VMI模式下的组织存在多频次的数据交互,彼此间的信息传递都必须要靠可靠的信息平台的支撑。

5、数据信息共享平台--在建立起可靠的信息平台基础上,将关键计划、采购、消耗、库存信息通过平台共享。


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